Sipermawa

Sosialisasi Aplikasi

SIPERMAWA

“Sistem Persuratan Mahasiswa”

SIPERMAWA merupakan system persuratan Online yang ditujukan untuk mempermudah layanan persuratan kepada mahasiswa dan civitas akademika Universitas Negeri Jakarta. Dimana dibuat untuk mengatasi masalah yang kerap terjadi dimasa sebelumnya misalnya, pengurusan surat yang memakan waktu lama, surat yang hilang, dan sebaginya. Aplikasi ini memudahkan civitas akademika dalam mengurus surat yang diperlukan dalam urusan akademik.

Http://bakh.unj.ac.id/sipermawa

Dalam pembuatan surat dalam aplikasi tersebut teknisnya tidak terlalu beda dengan proses manual, dimana mahasiswa harus mengurus surat pengantar dari prodi kemudian ke fakultas atau kasubag akademik, dan ke bakhum untuk mengurus suratnya. Yang membuat aplikasi ini berbeda yaitu mahasiswa hanya perlu meng-klik form yang tertera dalam web aplikasi sipermawa untuk pembuatan surat pengantar di bagian prodi, mahasiswa dapat mengecek status surat tanpa perlu login du laman aplikasi sipermawa.

Untuk login, mahasiswa dapat menggunakan username dan password Nomer Registrasi, aplikasi sipermawa hanya dapat digunakan oleh mahasiswa aktif atau yang masih berkuliah untuk dapat melakukan login.

Jika surat pengantar telah jadi, mahasiwa dapat membuat surat yang di butuhkan dengan men-klik "buat surat" dilaman yang telah disediakan, dengan memilih jenis surat yang akan di buat.

Beberapa jenis surat tanpa input:

1. Surat keterangan mahasiswa
2. Surat meterangan tidak menerima beasiswa
3. Surat keterangan tunjangan

Beberapa jenis surat dengan input:

1. Surat keterangan PKL
2. Surat keterangan Penelitian
3. Surat keerangan Magang

Surat yang telah selesai di proses dapat dilihat dengan cara men-cek status surat, surat tersebut diproses maksimal 1 hari di jam kerja dan dapat di ambil di BAKH dengan menunjukkan KTM untuk kejelasan identitas pembuat surat.

Dalam keterangan cek status surat dapat dilihat status surat sampai mana diproses

1. Surat sedang diproses
2. Surat diproses BAKH
3. Surat sudah dicetak
4. Surat ditolak

Pada pembuatan surat, setiap satu jenis surat hanya dapat dibuat 1 kali dalam 1 semester. Dalam proses surat yang ditolak, surat dapat dibuat kembali dengan melalui proses awal dan mendapat nomor surat baru.

Kelebihan dalam penggunaan aplikasi online SIPERMAWA diantaranya sebagai berikut:

1. Pembuatan surat lebih singkat, jika sebelumnya persuratan dibuat dalam waktu 3 hari, dengan aplikasi sipermawa pembuatan surat dapat dilakukan dalam 1 hari
2. Berkas-berkas surat yang telah dibuat dapat di simpan dengan rapih dilaman aplikasi sipermawa sehingga dapat meminimalisir surat hilang
3. Surat yang dibuat 1 kali dalam 1 semester di maksudkan untuk menjaga nama baik Universitas Negeri Jakarta dimasyarakat umum

Dalam sosialisasi tersebut banyak didapat informasi akan kekurangan yang ada, dan dapat banyak mendapat informasi dalam perbaikan aplikasi sipermawa kedepannya, Aplikasi sipermawa ini akan di launching sekitar kurang lebih 2 minggu kedepan. Diharapkan aplikasi sipermawa dapat menjadi aplikasi yang sangat membantu dalam pelayanan kepada civitas akademika Universitas Negeri Jakarta. Pihak BAKH mebambahkan, akan terus berusaha meningkatkan kualitas pelayanan demi berjalannya Universitas Negeri Jakarta lebih baik lagi.

SEKOLAH ADVIKASI 2

#SA2

Bakh UNJ

STRUKTUR ORGANISASI BAKH

“Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Hubungan Masyarakat”

Biro Akademik, Kemahasiswaan, dan Hubungan Masyarakat UNJ merupakan unsur pelaksana dibidang administrasi akademik, kemahasiswaan, alumni dan hubungan masyarakat sebagai unit kerja dibawah dan bertanggung jawab langsung kepada Rektor dengan pwmbinaan sehari-hari berada dibawah WR 1 bidang akademik, Wr 3 bidang kemahasiswaan, dan WR 4 Bidang kerjasama.

Visi

Terwujudnya layanan teknis dan administrasi yang professional serta informative dalam bidang akademik, kemahasiswaan, alumnidan hubungna masyarakat dalam rangka mendukung tercapainya Universitas Negeri Jakarta yang memiliki keunggulan kompetitif.

Misi

1. Meningkatkan keteranoilan dan kemampuan pegawai dalam pelaksanaan pelayanan
2. Meningkatkan kualitas perangkat teknologi informasi
3. Meningkatkan sarana dan prasarana lingkungan kerja yang kondusif
4. Melaksanakan menajemen sisitem sebagai pusat data dan informasi aklademik, kemahasiswaaan dan alumni
5. Implementasi Standar Manajemn Mutu ISO 9001:2015

Tujuan

Tercapainya layanan teknis dan administrasu professional dalam rangka mendukung terpainya Universitas Negeri Jakarta yang memiliki nkeunggulan kompetitif.

Tugas Pokok dan Fungsi

BAKH memiliki tugas dan fungsi yang dilaksanakan sebagai salah satu cara dalam mencapai tujuan bersama. TUPOKSI dari BAKH beberapa diantaranya sebagai berikut:

Tugas Pokok

1. Pelaksanan registrasi mahasiswa baru dan lama
2. Pelaksanaan penerbitan atau pemrosesan ijazah, Transkip dalam Bahasa Indonesia dan Inggris
3. Pelaksanaan Administrasi pembuatan KTM
4. Pelaksanaan Administrasi sarana pendidikan
5. Pelaksanaan administrasi layanan kesejahteraan mahasiswa dan dosen

Fungsi

1. Pelaksanaan pelayanan dan evaluasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat
2. Pelaksanaan registrasi mahasiswa dan sttistik akademik
3. Pelaksaan layanan pembinaan minat, bakat, dan kesejahteraan mahasiswa
4. Pelaksanaan koordinasi dan administrasi kerjasama
5. Pelaksanaan hubungan masyarakat

Kabag Kemasiswaan dan Alumni Pak Ubed menjelaskan tentang beberpa tugas yang beliau kerjakan, contohnta penangann beasiswa, dimana mahasiswa yang mendapat beasiswa telah mencapai target yaitu lebih dari 20% dari total seluruh mahasiswa Universitas Negeri Jakarta. Beberapa beasiswa yang ada di Universitas Negeri Jakarta

Beasiswa Pemerintah
PPA
Bidikmisi
KJMU
Dikti

Beasiswa Swasta
Toyota
Gudang garam
KSE
Yayasan Beasiswa Jakarta

Beliau menambahkan akan terus meningkatak pelayanan khususnya pada beasiswa untuk meningkatkan kesejaheraan mahasiswa

Asuransi

Setiap mahasiswa telah di asuransikan oleh universitas sejak awal mahasiswa masuk  hingga 8 semeter, dimana besar dana asuransi sebesar

Meninggal local : 10 Juta

Kecelakaan : 25 Juta

Kabag Pendidikan dan Kerjasama yaitu ibu Tri juga memaparkan sedikit tuhas yang beliau laksanakan, dimana BAKH melayani :

1. Trasnkrip nilai
2. Sutat keterangan pernah kuliah
3. Surat pengantar pindah
4. Verifikasi ijazah
5. Surat keterangan kehilangan ijazah 
6. Layanan liputan

Ibu Tri menjelaskan bahwa pada pelayanan surat keterangan kehilangan ijazah merupakan surat keterangan saja, BAKH tidak menerbitkan Ijazah kedua. Dan dalam pelayanan liputan bahwa bagi mahasiswa yang memiliki acara atau kegiatan dapat mengajukan proposal ke BAKH untuk permohonan liputan.

Data pada PD Dikti atau database mahasiswa yang ada pada Dikti haruslah sesuai dan benar, mahasiswa dihimbau untuk mengisi data diri di SIAKAD dengan benar sehingga data yang tersimpan di Dikti pun sesuai dan jelas

Cuti

Alur cuti. Prodi -> Fakultas -> WR 1 -> BAKH
Untuk semester 109 batas waktu mengajukuan dan pembayaran cuti sebelum 30 Agustus 2018, dengan biaya sebesar Rp. 500.000

Alih Program D3 -> S1

Hanya beberapa Fakultas di UNJ yang menerapkan alih program, misalnya Fakultas Ekonomi. Alih program ini dilalui dengan menempuh ujian mandiri atau PENMABA, dimana pelaksnaannya adalah melanjutkan sks wajib dari dari D3 (110 sks) Ke S1 (144 sks)

Potongan UKT 

Potongan UKT merupakan potongan biaya Kuliah sebesar 40% dari UKT yang telah dibayarkan sebelumnya, sehingga mahasiswa dapat membayar UKT sebesar 60% dari UKT yang telah dibayarkan sebelumnya. Dimana UKT 60% didapat oleh mahasiswa S1 semester 9 dan mahasiswa D3 yang telah menempuh 110 sks.

SEKOLAH ADVOKASI 2
#SA2